FACTO Module

Im Modul Stammdaten können unter anderem folgende Funktionen ausgeführt werden:

  • Personalstammdaten mit detaillierter Vergabe von Berechtigungen
  • Einstellung von Kundenpreisbasis, Kundensonderpreis und Rabatt
  • Kundenkartensystem mit Rabatt- oder Bonuspunktvergabe
  • Kundenserienbriefe
  • Lieferantenstammdaten mit Mindestbestellwert und Dispositionsrhythmus
  • Artikelstammdaten mit Konditionen zur EK und VK Preisfindung
  • Aktionspreise
  • Chargennummern, Seriennummern
  • Artikelmatrix (z. B. für Farben und Größen im Textilhandel)
  • mehrere EAN pro Artikel
  • statistische Auswertungen und Listengeneratoren mit Übergabe in Excel
Im Modul Bestandführung kann der Artikelbestand verrechnet oder korrigiert werden. Diebstahl, Eigenbedarf, Bruch, Privatentnahmen und Sachspenden lassen sich einfach verbuchen.
Das Bestellwesen verfügt über alle Funktionen, die Sie benötigen, um den gesamten Lieferanten-Einkaufsprozess im Unternehmen genau abzubilden. Dazu gehören folgenden Funktionen:

  • Anfrage
  • Bestellvorschlagsliste
  • Bestellung
  • Warenlieferung
  • Rücksendung
  • Belastungsanzeige
  • Eingangsgutschrift
  • Eingangsrechnung
  • Frachtrechnung

Der Bestellbedarf kann automatisch über Distributionsformeln ermittelt werden. Durch die Übergabe des Rechnungseingangsbuches an die Finanzbuchhaltung wird der Einkaufsprozess im Warenwirtschaftssystem abgeschlossen. Folgende Besonderheiten sind möglich:

  • Einkaufsdisposition ist filialübergreifend für jede Filiale einzeln oder als Sammelbestelldisposition in der Zentrale oder einer ausgewählter Filiale realisierbar.
  • Hinterlegung des Mindestbestellwertes, der Losgröße und der Lieferzeit für beliebig viele Lieferanten und für jeden Artikel ist möglich.
  • Die Aktivierung der Bestellsperre für beliebige Artikel kann eingestellt werden.
  • Belegexport
  • Positionen können zusammengefasst werden.
  • Ausgewählte oder alle Belegpositionen können in einen neuen Beleg übergeben werden.
  • Erfassung von Kostenstellen und Kostenträgern pro Artikel oder Beleg
  • Filialunterstützende Belegerfassung und Verwaltung
  • Übernahme von Beständen aus dem Bestellwesen
  • Artikelbezogene Aufteilung von Zu- oder Abschlägen auf den Einzel- oder Gesamtpreis
  • Aufteilung der Frachtkosten nach Wert, Menge oder Gewicht der Position
  • Belegdruck kann für alle Filialen in der Zentrale erfolgen.
  • Schnelle Artikelauskunft
  • Preiskorrektur beim Lagerzugang
  • Rechnungseingangsbuch wird an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Möglich Auswertungen:

  • Einkaufsauswertung
  • Lieferantenbestellauswertung
  • Anfragenliste
  • Bedarfsbestandsliste
  • Bestellbestandsliste für Bestellung, Warenlieferung, Eingangsrechnung und Frachtrechnung
  • Listengenerator für individuelle Listen
  • Lieferantensaldo
  • Ausgabe der Listen in Excel
Die Auftragsbearbeitung verfügt über alle benötigten Funktionen um den gesamten Kunden-Verkaufsprozess im Unternehmen effizient abzubilden. Dazu gehören neben den alltäglichen Abläufen wie Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Stornorechnung und Gutschrift auch Werkstattaufträge und Lagerausgabescheine. Vorrausetzung für einen reibungslosen Ablauf des Verkaufsprozesses sind vollständig gepflegte Lieferanten-, Kunden- und Artikelstammdaten. Während der Auftragserfassung können sofort Daten an das Bestellwesen bzw. Filialumlagerung zur Warenbeschaffung übergeben werden. Die Kalkulation des Beleges zeigt jederzeit die erzielbaren Erlöse an. Durch die Übergabe des Rechnungsausgangsbuches an die Finanzbuchhaltung wird der Verkaufsprozess im Warenwirtschaftssystem abgeschlossen. Das Kreditlimit und die Gesamtsumme der offenen Posten der Kunden können aus der Finanzbuchhaltung direkt in die Auftragsbearbeitung übergeben werden. Die Provisionsauswertung erstellt eine genaue Übersicht der erzielten Umsätze und Erlöse je Mitarbeiter. Zusätzlich steht eine Vielzahl von Umsatzauswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Die Kasse dient der Abwicklung von Verkaufsvorgang mit Bargeld, Geld- und Kreditkarte. Der Verkaufsvorgang des Kunden wird durch den Kassenbon abgeschlossen. Das Beenden der Kasse erfolgt durch einen Z-Bericht. Einlagen, Auslagen und Wechselgeld sind Zusatzfunktionen der Kasse, bei denen durch Hinterlegung bestimmter Sachkonten eine automatische Verbuchung in der Finanzbuchhaltung erfolgt. Gutscheine können im Warenwirtschaftssystem FACTO 5.1 angelegt und in der Kasse oder im Barverkauf ausgegeben und eingelöst werden. In der Gutscheinverwaltung kann eine Auswertung des Gutscheinbestandes durchgeführt werden. Die Oberfläche wurde auch für den Einsatz von Touchscreens optimiert.

Kassensystem: Das Programm FACTO 5.1 Kasse eignet sich besonders für Anwender, die eine schnelle Abwicklung des Kassiervorganges realisieren wollen. („Körbchenkasse“) Es können sich mehrere Kassierer einen Arbeitsplatz teilen. Im Programm FACTO 5.1 Kasse sind folgende Funktionen integriert:

  • Bedieneranmeldung und Bedienerwechsel
  • Auswahl der Kassenlade
  • Artikelinformation
  • Erfassung von PLZ oder Land
  • Verschiedene Bargeld Ein- Auslagen
  • Kundeneingabe über Kundenkarte
  • Artikeleingabe über Artikelnummer / EAN Code
  • Artikelsuche
  • Gutscheinausgabe / Gutscheineinnahme
  • Rabattvergabe
  • Zugaben
  • Bildung von Set-Preisen
  • Zahlarten wie Bargeld / VISA und EC Karten
  • annehmen von Fremdwährungen
  • Bon parken und wieder aufrufen
  • Anzahlung für Auftrag
  • Beleg importieren
  • Berichte (Bediener, Gutschein, X, F, Z, Ein- Auslagen)
  • Anlage von Favoriten
Ein Objekt vereinigt alle Vorgänge Ihrer Kunden und Lieferanten an einem gemeinsamen Vorhaben. Das kann eine Baustelle oder Ähnliches sein. Dabei kann das Objekt von einem oder mehreren Kunden bzw. Lieferanten bedient werden. In der Regel wird ein Objekt angelegt wenn mehrere Kunden unterschiedlicher Aufgabenbereiche Angebote zum gleichen Vorhaben anfordern. Alle in FACTO erstellten Belege für dieses Vorhaben werden einem Objekt zugeordnet. Es können separat vereinbarte Einkaufs- und Verkaufspreise hinterlegt werden. Sie erhalten schnell einen Überblick über den Realisierungsstand und können jederzeit die erzielten Umsatzzahlen für das gesamte Objekt einsehen. Ist das Vorhaben beendet wird es in FACTO geschlossen und über eine Nachkalkulation ausgewertet.
Der Barverkauf ist eine Verknüpfung der Funktionalität der Auftragsbearbeitung und der Kasse.

Es können alle Belege der Auftragsbearbeitung verwendet werden. Der Verkaufsprozess ist kundenbezogen und wird mit dem Druck eines Kassenbons, Barbeleges oder einer Barrechnung abgeschlossen. Von einer Kasse gewohnte X- und Z-Bereichte sind verfügbar. Bestimmte Hilfsfunktionen wie der Nachdruck von Bons und der Barrechnungen sind möglich. Das Hinterlegen von speziellen Sachkonten für die automatische Verbuchung von unterschiedlichen Zahlungsarten, Einlagen, Gutscheinen, Entnahmen und Wechselgeld runden die Funktionen vom Barverkauf ab.
Die Lagerplatzverwaltung bietet eine detaillierte Bestandsübersicht aller auf Lagerplätzen eingelagerten Artikel. Zusätzlich können in diesem Modul weitere wichtige Bestimmungen für die Lagerung von Artikeln angegeben werden.
Spiegelt die körperliche Bestandsaufnahme aller vorhandenen Vermögenswerte eines Unternehmens wider. Nach der Bestandsaufnahme können bestandsrelevante Vorgänge (Verkauf, Warenzugang) sofort weiter durchgeführt werden. Die Bestandsbewertung erfolgt nach dem Inventurabschluss in Form einer Liste mit allen erfassten Beständen, bei denen die Preisbasis frei wählbar ist. Des Weiteren ist die Abwertung einzelner Artikel innerhalb der Inventur möglich. Es gibt verschiedene Inventurtypen, die das Programm realisiert. Dies wären die Stichtagsinventur, verlegte Inventur und die Stichprobeninventur.
Dies beinhaltet den papierlosen elektronischen Belegaustausch zwischen FACTO und Ihren Kunden bzw. Lieferanten.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist möglich, im FACTO erzeugte Rechnungen als PDF im ZUGFeRD – Format zu versenden. Durch ein zusätzliches Modul werden Lieferantenrechnungen mit Hilfe des ZUGFeRD Formates automatisch im FACTO Bestellwesen erzeugt. Sie sparen Zeit und minimieren Fehler beim Erfassen der Daten.
Im Formulareditor werden alle relevanten FACTO-Belege und Etiketten erstellt und editiert. In der Regel bekommt jeder Kunde seine individuell erstellten Belege mit dem FACTO ausgeliefert. Somit hat der Kunde die Möglichkeit, Änderungen in seinen Belegen selbst durchzuführen.
Die Externe Belegverarbeitung wurde geschaffen, um den Verkaufsprozess zu beschleunigen. Der an der Kasse bzw. im Barverkauf komplett abgearbeitete Beleg wird im Anschluss an den Kassiervorgang nicht sofort verarbeitet, sondern für die externe Belegverarbeitung bereitgestellt. Dadurch kann an den Kassenarbeitsplätzen sofort der nächste Kunde bedient werden.
Programm zur Administrierung der Mandanten
Die Schnittstelle zum Webshop deckt den grundlegendsten Datenaustausch von Artikelstammdaten, Kundenstammdaten und Kundenbestellungen ab.
Beinhaltet einen universellen Datenimport und -Export im ASCII Dateiformat, Stammdatenabgleich mit der Finanzbuchhaltung.
Die Filialsteuerung ist die Grundvoraussetzung für den Datenaustausch zwischen einzelnen Filialen. In den Filialstammdaten werden wichtige Eigenschaften wie Adresse, Preisbasis, Kostenstelle u.s.w. festgehalten. Diese Informationen müssen bei allen Filialen gleich sein.
Der Getränkehandel ermöglicht den Verkauf von Getränken unter Beachtung des Pfandes.
Das Lohnmostmodul wurde speziell für Keltereien entwickelt und beinhaltet alle Vorgänge von der Obstannahme, der Übertragung des Kontingentes zum Kunden und die entsprechende Verringerung der Kontingente beim Verkauf. Verschiedene Auswertungen vervollständigen dieses Modul.
Dient dem entgeltlosen Verleih von Geräten, bei dem das individuelle Vergeben von Gültigkeitsdaten möglich ist.
Mit Hilfe der mobilen Datenerfassung können unterschiedlichste Artikel direkt über eine Onlineverbindung in der Datenbank erfasst werden. Die hierfür notwendigen Stammdaten und Grundlagen werden im Warenwirtschaftssystem FACTO gepflegt. Die im Vorfeld definierten Daten können mit Hilfe mobiler Endgeräte angezeigt und auch erfasst werden.
Das Messe Order Programm (MOP) von FACTO 5.1 Kasse eignet sich für Anwender, die auf Messen Angebote und Aufträge erfassen möchten. Dazu ist nur ein Windows Tablet notwendig. Auf diesem Tablet werden die Kunden und Artikel Stammdaten des Hauptsystems zu Verfügung gestellt. Es können sich mehrere Mittarbeiter diesen Arbeitsplatz teilen und parallel Auftrage bearbeiten. Folgende Funktionen sind integriert:

  • Bedieneranmeldung und Bedienerwechsel
  • Artikelinformation
  • Anlage von neuen Kunden
  • Kundeneingabe über Kundenkarte
  • Kundensuche über PLZ
  • Artikeleingabe über Artikelnummer / EAN Code
  • Artikelsuche
  • Rabattvergabe
  • Zugaben
  • Beleg importieren
  • Ausdruck von Angeboten und Aufträgen
  • Versand von Belegen via E-Mail
  • Anlage von Favoriten
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